Odnosi s javnostima: (Ne)kultura (ne)odgovaranja na e-mailove 2. dio

Čitanje e-maila

prvom dijelu bloga smo se osvrnuli na ne(kulturu) (ne)odgovaranja na e-mailove prilikom zapošljavanja, a u drugom dijelu ćemo se posvetiti poslovnoj komunikaciji. Svi koji ovo čitaju koriste e-mail, a on je u poslovnom svijetu i dalje primarna vrsta komunikacije. No, pitanje je zašto na neke e-mailove nikada ne dobijemo odgovor.

Komunikacija može i mora biti dvosmjerna, a odgovaranje na poslovni e-mail je dio komunikacijske, ali i poslovne kulture. Ako netko odvoji pola sata, sat ili cijeli dan da bi složio koncept e-maila i prijedlog suradnje, onda je za očekivati da će dobiti odgovor. Nažalost u praksi nije tako. Ovaj slučaj se posebno odnosi na poduzetnike početnike koji tek kreću u posao i koji moraju probijati svoj put na tržište.

Greške u koracima

Isto tako, poduzetnici početnici, ali i oni iskusniji rade greške u koracima pa ćemo nabrojati najčešće:

  • E-mail nije poslan na pravu osobu u tvrtki
  • E-mail sadrži previše tipfelera i gramatičkih pogrešaka
  • E-mail nije sadržajno jasan – ne komunicira što se očekuje od primatelja

Ovo su osnove i preduvjet da barem dobijete odgovor na e-mail. No, često ni to nije dovoljno pa i dalje u vašem inboxu stoji 0.

7 ključnih savjeta

Kako biste postigli što veću stopu odgovora, donosimo 7 savjeta koji će pomoći, ali nisu garancija da ćete dobiti odgovor.

  • Prvi korak je istražiti tvrtku kojoj šaljete e-mail. Koliko imaju zaposlenih, jesu li zaposlene većinom mlađe ili osobe srednje i starije životne dobi, tko je direktor tvrtke, kakva je organizacijska kultura, jesu li opušteniji ili su korporativno ustrojeni. O ovim podacima ovisi kako će „zvučati“ vaš e-mail.
  • Prije nego pošaljete e-mail, istražite kojem odjelu ga šaljete. Ako je namijenjen promociji, prodaji ili oglašavanju pokušajte pronaći osobu iz Odnosa s javnošću, Prodaje ili Marketinga. Nemojte slati mailove na info@ i očekivati odgovor. 
  • Kada ste pronašli kome ga šaljete, pokušajte saznati ime i prezime osobe tako da e-mail započnete s „Poštovani gospodine Juriću“, ili „Poštovana gospođo Jurić“.
  • Budite jasni i precizni, a u prvih nekoliko rečenica opišite koja je djelatnost vaše tvrtke. Osobe na visokim funkcijama u tvrtkama pročitaju prvi paragraf e-maila, a ako on nije catchy dalje neće ni čitati.
  • Nakon prvog dijela raspišite kostur prijedloga. Primatelj e-maila voli vizualizirati ono o čemu pišete. Dakle, nemojte otkriti sve i predložiti cijelu ideju, ali napišite kostur iz kojeg će biti jasno što želite postići.
  • U prilogu e-maila pošaljite sve što primatelju može olakšati da donese odluku. Profil tvrtke, reference, link na web stranicu i društvene mreže.
  • Naglasite da ste otvoreni za sva pitanja i nejasnoće. Dajte im mjesta za sugestije i prilagodbe. Prije finalnog slanja, pročitajte e-mail više puta, provjerite jeste li stavili sve materijale u attachment i obavezno tekst provucite kroz ispravi.me.

Nadamo se da će vam ovi savjeti pomoći, a primateljima e-mailova poručujemo da njeguju kulturu poslovne komunikacije. Odnosi s javnostima su ključ uspjeha, jer upravo male stvari vašu tvrtku čine velikom.

Scroll to Top